Medya planlaması; reklamcının mesajını hedeflediği kişilere ulaştırmak üzere medyanın ne şekilde kullanılması gerektiğinin belirlenme sürecidir. Bu süreç bir plan üzerine toplanmıştır ve biz bu plana Medya Planı deriz. Bir medya planı oluşturulurken öncelikle pazarlama ve reklam amaçları planlanır, daha sonra bu amaçları gerçekleştirmek için medyanın bize en iyi nasıl yardımcı olacağı belirlenir1.
Her reklamın ulaşmak istediği “hedef kitle” olarak adlandırılan belirli özelliklere sahip gruplar vardır. Medya planlamacıların görevi, medyanın farklı planlarını bir araya getirerek, reklam mesajının hedef kitleyle nerede, ne zaman ve ne frekansta karşılaşacağını belirlemektir. Eğer mesajımız hedef kitle tarafından okunmamış, duyulmamış veya izlenmemiş ise reklamımızın başarılı ve etkin olması mümkün değildir.Ancak medya alternatiflerinin sayısı gün geçtikçe artmaktadır. Dolayısıyla bu durum medya planlamacıların işlerini karmaşık bir hale getirmektedir. Hatta sadece medya araçlarının sayısı değil, aynı zamanda geleneksel dediğimiz klasik medya araçlarına yeni medyaların eklenmesi de planlamacıların rolünü ağırlaştırmaktadır. (Burada medya aracı olarak kastedilen bir dergi veya gazete çeşidi, bir televizyon programı veya bir radyo istasyonudur. Ancak reklam sektöründe gazete, dergi, televizyon, internet gibi reklam taşıyıcılara “medya”, hatta birçok durumda da medya yerine sektör ağzı olarak “mecra” ifadesi kullanılır.)
Medya planlamasının amacı; sistemli bir medya analizi ve medya planlaması çerçevesinde, reklam mesajının istenilen hedef kitleye mümkün olduğunca etkin bir şekilde ulaşmasını sağlamaktır.2Ancak reklam mesajımız ne kadar yaratıcı olursa olsun, hedef kitleye ulaşmamızı sağlayacak olan medya aracını yanlış seçmemiz halinde, belki mesajımızın duyulması hatta hakkında söz edilmesi sağlanır, fakat istenen geri dönüş elde edilemeyebilir.
Mevcut bütçe dahilinde veya daha iyi bir ifade ile önceden belirlenmiş stratejik iletişim amaçlarından yola çıkarak; ne zaman, hangi frekansta ve hangi medya araçlarının tercih edilmesi gerektiği sorularının yanıtlarını bulmak gerekmektedir. İdeal yanıtın bulunması ve reklam bütçesinin çeşitli medya araçları arasında paylaştırılması sorunu, genel olarak çözümlenemez; bu sorunun çözümü daha çok sistemli, düzenli bir sıralama içerisinde belirlenir4.
Medya planlama aşamalarına bakarsak stratejik kısmın yazılması için tek bir yol olmadığını görürüz, ancak bununla birlikte her bir medya planı içinde bazı ortak alanlar da vardır. Bu ortak alanların medya stratejileri belirlenirken medya planlamacı tarafından göz önüne tutulması gerekmektedir. Bu genel alanlar şunlardır:
1. Pazarın değerlendirilmesi,
2. Medya hedeflerinin tespiti,
3. Hedef kitlenin belirlenmesi,
4. Medya tercihlerinin incelenmesi,
5. Medya karmasının oluşturulması.
Medya planlamanın ilk aşamasında pazarın değerlendirilmesi yapılır. Değerlendirmenin amacı; satışlar ve pazar payı açısından markanın pazardaki geleceğinin belirlenmesidir
6. Ayrıca pazarın değerlendirilmesi yapılırken planlamacılar rakiplere ait faaliyetleri de incelemelidir. Bu da rakiplerin kimler olduğunu, tercih ettikleri medya araçları, medya harcama analizi gibi konularda rakiplerin takip edilmesi ile olur. Aynı zamanda rakiplerin olduğu kadar medya harcamaları bazında planlamacıların kendilerine ayrılan bütçeyi bilinmesi de son derece önemlidir.
Bundan başka planlamacılar, pazar yerinde coğrafik (dağıtım, bölgesel satışlar gibi), mevsimsellik ve satın alma döneminin incelemesini yaparak markanın pazardaki dinamiğinin geniş bir şekilde anlaşılmasını da sağlamalıdırlar.
